В Україні триває поетапне впровадження системи електронної товарно-транспортної накладної - е-ТТН. У Міністерстві розвитку громад та територій нині її називають ключовим цифровим інструментом у сфері вантажних перевезень. На сьогоднішньому етапі система е-ТТН працює в межах експериментального проекту. Тепер електронна ТТН має таку ж юридичну силу, як і паперова.
За словами заступника міністра розвитку громад та територій Сергія Деркача, на початку 2026 року в системі е-ТТН вже були зареєстровані перші електронні товарно-транспортні накладні. "Це важливий практичний крок, який підтверджує: електронний формат можливий не "в теорії", а в реальній роботі бізнесу", - каже він. І наголошує: далі критично важливо, щоб держава, перевізники, вантажовідправники та оператори платформ електронного документообігу разом рухалися до повноцінного переходу в цифровий формат". Уряд бере на себе зобов’язання забезпечити зрозумілі правила, технічну сумісність і поетапний перехід, щоб е-ТТН стала зручним і стандартним інструментом для ринку.
Прийом заявок на приєднання до системи е-ТТН у Мінрозвитку оголосили в листопаді 2025 року. Для авторизації оператори мають пройти етап тестування технічної сумісності з державною системою. І лише після успішного тестування оператор отримує право надавати бізнесу послуги з формування та обміну електронними ТТН.
Згідно, з дорожньою картою, яку було розроблено Мінрозвитку, до травня 2026-го триватиме впровадження актів коригування ТТН та масштабування системи. А до кінця поточного року вже має відбутися запуск спеціальних форм е-ТТН. Тоді ж повну модернізацію системи мають завершити.
Технічним адміністратором системи е-ТТН визначено ДП «Галузевий центр цифровізації та кібербезпеки». Саме він має забезпечувати стабільну роботу платформи та взаємодію з операторами платформ ЕДО.
Уряд розраховує на те, що система е-ТТН стане єдиною державною цифровою платформою у сфері вантажних перевезень і дозволить забезпечити прозорий облік вантажних перевезень, зменшити витрати бізнесу на документообіг та створити ефективні інструменти для боротьби з нелегальними перевезеннями та перевантаженням доріг.
Та чи готовий бізнес переходити на оформлення електронних товарно-транспортних накладних, які мають таку ж юридичну силу, як і паперові документи, без необхідності їх дублювання? Про те, як е-ТТН працює на практиці говорили, зокрема, представники агросектору на полях Grain Storage Forum, який проходив у Києві. Навіщо ця система потрібна і що вона дає підприємцям розповів керівник сервісу "Вчасно.ТТН" Василь Росада. Ця компанія опинилася в числі перших операторів платформ електронного документообігу, в грудні 2025 року пройшовши перевірку технічної сумісності та отримавши можливість забезпечувати бізнес оформлення е-ТТН. Водночас, очільниця служби розвитку ІТ-проектів документообігу та HR агрохолдингу Kernel Марія Ботвінкіна поділилася практичним досвідом запровадження електронних товарно-транспортних накладних та акцентувала на що варто звернути увагу компаніям, які оформляю більше тисячі таких накладних щомісяця. ЦТС підготував основні тези спікерів.
Василь Росада, керівник сервісу "Вчасно.ТТН "
е-ТТН - це державна програма переведення паперових ТТН в електронну форму. В українському інфопросторі вона з 2019 року. Із різним успіхом з різними командами в уряді вона то виникала, то притихала. Проте тепер уже зрозуміло, що ця програма буде реалізована стовідсотково. Буквально сьогодні (30 січня 2026 року), годину тому в Мінрозвитку говорили про те, що з 1 січня 2027 року вона вже буде обов’язковою.
Електронна ТТН-ка буде працювати через провайдерів, а вони, в свою чергу, через так звану державну базу даних. Але це трохи складніший документ, ніж будь-який-інший в системі електронного документообігу.
Читайте також П’ять питань про е-ТТН
Що варто розуміти компаніям, які лише починають процес переходу на е-ТТН? Це не документ, який існує у вакуумі. Це продовження ланцюга документообігу після первинної документації. Відповідно, перед тим, як впроваджувати е-ТТН, компанії спочатку треба впровадити всю іншу первинну електронну документацію. Із важливого - треба підготувати команду зсередини, навчити всіх, хто буде пов’язаний зі створеннями цього документу. А це - юристи, бухгалтери, логісти, водії перевізники, якщо йдеться про зовнішні перевезення, то контрагенти. Усі вони мають бути готовими до того, що компанія буде використовувати не паперовий, а електронний підпис на документі. Відповідно треба забезпечити всіх інструкціями, електронними ключами і мати можливість досить швидко і легко підписати це.
е-ТТН - досить складний тристоронній, а іноді й п’ятисторонній документ, в якому задіяний відправник, перевізник, експедитор, водій, отримувач. Задача нашого сервісу - допомогти розібратися з цим і зробити підписання зручним. Ми маємо підготувати всіх цих учасників. Якщо процеси в компанії вже описані і зрозуміло, що за чим їде, важливо підготувати співробітників, надати їм технічну документацію, забезпечити їх необхідними пристроями, надати правильні інструкції.
Суть таких сервісів у тому, щоб оптимізувати процеси, а не додати ще якийсь процес. Люди мають продовжити працювати в тих облікових системах, у яких вони працювали.
Водночас, е-ТТН це досить регульований державою процес і, відповідно, всі дані, які передаються, мають дотримуватися чіткої форми. Підготовка до цього дійсно важлива.
Дуже часто підприємців турбує питання: як е-ТТН буде підписувати водій? Мовляв, вони користуються кнопковими телефонами і не мають змоги нічого підписувати. Дійсно, робочі телефони можуть бути кнопковими. Але 90% водіїв мають смартфони й користуються вайбером, тіктоком і фейсбуком. Важливо донести їм, що тепер підписання відбуватиметься через цей смартфон.
Ще одне питання - як накладати цифровий підпис, якщо він зберігається на флешці і потребує завантаження? Ми видаємо свої ключі для фізосіб і в нас є безплатний мобільний застосунок для водіїв. Коли водій реєструється за номером телефону, ми автоматично видаємо йому ключ фізособи. Далі достатньо буде відповісти на пуш-сповіщення після того, як підпис уже накладе відправник, і накласти свій підпис лише однією кнопкою. Так само передбачається і масове підписання, якщо накладних більше, ніж одна. Завдання водія - зареєструватися за номером телефону і один раз пройти верифікацію через Дію, «ПриватБанк» або Monobank.
Впровадження усього процесу переходу на е-ТТН займає, в середньому, від 2 до 6 місяців. Але в нас навіть був один місяць, коли треба було встигнути з клієнтом до старту збору урожаю і ми працювали і вдень, і вночі. Це не такий незрозумілий процес, коли ти почнеш його робити. Головне, зрозуміти для себе мету, а не спиратися на обов’язковість з боку держави.
Марія Ботвінкіна, керівниця служби розвитку ІТ-проектів документообігу та HR Kernel
Екосистему електронного документообігу ми почали формувати ще в 2017 році й за 9 років оцифрували вже дуже багато процесів. Це дозволило нам логічно перейти в 2022 році до е-ТТН. Дуже часто мене запитують: навіщо ми це зробили тоді, коли це ще не було обов’язковим? Але до того, як підключитися до цього складного процесу, ми вже мали побудовану цифровізацію з нашими партнерами, майже всі наші первинні документи на той час перейшли на цифру і, фактично, тільки ТТН і залишилася на папері. Тож, коли ми "зводилися", то все в нас було в електронному вигляді й лише декілька пачок паперових ТТН-ок не дозволяли вийти на максимальну ефективність. Саме тому в 2022 році було прийнято рішення йти в цей проект. І в 2024 ми вже перейшли повністю на один ланцюг у електронному вигляді в перевезеннях між нашими складами. А в 2025 році покрили другий і дуже складний крок – перевезення з поля на елеватор у період жнив. У період, коли навантаження на всіх дуже велике і коли за місяць формувалося до 20 тис. ТТН.
Не варто розглядати е-ТТН як обов’язковий документ, що вимагає держава. Кожна компанія має свої "точки болю", які не дозволяє оптимізувати паперова система. Коли ви зрозумієте ці «точки болю», то будуватимете процес так, щоб вирішити їх. У нас лише 7% власних водіїв. У 95% випадків ми залучаємо зовнішніх перевізників. Тому важливо було мотивувати партнерів, щоб вони використовували е-ТТН. Для зовнішніх перевезень ми проводили тендери і використовували таку вимогу, обов’язкову умову.
Ми також проводили навчання для зовнішніх та внутрішніх перевізників і створювали додаткові умови, які дозволять зручно підписувати електронні накладні. Для підписання потрібен нормальний інтернет - якщо використовується Дія-підпис, то потрібне добре освітлення, щоби пройти Face ID. Треба подбати про ці моменти і можливо провести додатковий Wi-FI, або додаткове освітлення встановити, якщо відвантаження відбуватиметься в нічний час.
Радимо також передивитися всі дані, які потрібні для заповнення е-ТТН. Їх значно більше, ніж необхідно для паперового носія. Переконайтеся, що у ваших системах є всі ці дані. І перевірте їх якість, бо з боку провайдерів є вимоги щодо формату цих даних. Ми дуже багато часу витратили на те, щоб привести всі наші дані до потрібного формату. І обов’язково: якщо у вас кількість ТТН не десятки, не сотні а тисячі на місяць, то не розглядайте варіант роботи без інтеграції. Це дуже не зручно. Ми спробували і це виявилося неможливим. Інтегруйтеся і думайте, як вашим працівникам залишитися у власних системах і передавати інформацію для подальшого підписання.
Що стосується наявності мобільного застосунку у водіїв – це must have. Без нього – "не залетить". Обирайте провайдера, який надасть цей мобільний застосунок, бо інакше водіям буде дуже складно.
І ще - обов’язково подумайте, яким чином будуть підписувати вагарі. Бо окрім водіїв, є ще ці дві особи, які мають поставити свій підпис на етапах відвантаження і прийому. Вони теж повинні мати електронний підпис і підписувати 24 на 7, якщо ви працюєте нон-стоп.
Якщо підводити підсумки, то в 2025 році ми працювали із 41 складом відвантаження-навантаження. Це тільки наші склади. У нас 932 автоперевізники і майже 6 тис водіїв. У ланцюгах перевезень між елеваторами, заводами та терміналами ми охопили електронними товарно-транспортними накладними 84% (майже 33 тис. е-ТТН за рік). Ланцюг "поле-елеватор" - 75% (понад 45 тис е-ТТН). Але ця інформація була актуальною на кінець року. Нині ця цифра значно більша. Враховуючи, що перший ланцюг перевезень між складами ми впровадили в 2024 році і вийшли на такий показник вже через два роки, то з ланцюгом "поле-елеватор" це результати першого року. Ми й самі не очікували. Думали, що було би добре дійти до 50%.
Які ж саме процеси нам вдалося спростити? Наша проблема полягала в тому, щоб зібрати паперові ТТН і сформувати реєстр для розрахунку з перевізниками. У пік сезону перевізники вимагають розрахунків кожен тиждень. Це і була наша точка болю і ми її через е-ТТН вирішили.
Ми також значно скоротили термін підготовки оригіналів, які вимагає податкова під час перевірки. Тепер бухгалтери нічого не шукають у коробках, а натискають кнопку і отримують архів, який можна передати ДФС.
Читайте також Як цифровізація покращить умови роботи автоперевізників
